我的时间管理方案——掌控自己的生命

发表于 2019-04-24

1. 前言

接触到时间管理的概念，是在两年前读到的那本奇书——《奇特的一生（柳比歇夫坚持56年的时间统计法）》，彼时我正身在一个工作压力并不那么大的地方，所以读过之后也就放下了。

直到一年以前的这个时候，因为一些原因被调任到海外，高强度的工作和繁琐的头绪，让我不得不考虑如何不被琐事淹没，而将更多的精力和时间专注于真正有价值的长期性工作，以及对自我成长有意义的事情上，这时候曾经读过的这本书就跳进了我的脑海。

我于是通过已有的工具和能力，开始进行时间的记录、统计分析，到现在已经一年有余，我认为还是有必要做一个简单的回顾和分享。

工欲善其事，必先利其器。在原著中，柳比歇夫的统计是以半小时为单位，用纸质笔记本来统计的，得益于信息时代的优势，我们理应有更好的工具，帮我们把翻页、运算等更繁琐的动作省去。所以这也是本文的第二个目的：分享我所使用的方案，给后来者提供借鉴。

2. 工具

3. 使用方法

3-a 记录

时间管理的两大部分，记录和统计。

万事开头难，我所知的大多数人，往往都放弃在第一步，因为，要一步一步的记录所有的时间开支实在是一件看起来太难的事情。

然而我可以用自身经验告诉你，只是看起来难而已。

我一般都是在吃饭的时候，固定的记录整个上午或下午，每天睡前去洗澡前，再检查和补全当天的记录，这样下来，每天花在“时间记录”这个动作上的时间根本不会超过15分钟。

从上图也可以看出，我的时间记录是有一定的格式的，基本上就是 “Event Title”+“Event Description”这样，用#号隔开是为了方便后续导出之后可以很容易的分割数据并进行分析，以下是我目前在用的一个分类树：

基本上这样的分类已经把Google Calendar所能使用的自定义功能（Event Title, Event Description）全部用上了，甚至#read这个标签已经被细化成了三级结构：

时间使用标记（标题后的tag）——#read；
书籍大类（标题名）——Politics, Literature, News等等；
书名（Event Description）——阅读的书名，如果是读新闻就统称News；
大部分行动，比如吃饭购物等生活类支出（#live），都不需要做这么细的层次划分，我把阅读做出三级分类的主要目的，是为了分析我的阅读速度，尤其对不同题材的内容的阅读速度。

3-b 统计与分析

时间是记录下来了，我们如何去导出Google Calendar里面的记录并进行分析呢？
这时候就需要用到前文所提到的神器了——Gcal2Excel。

用谷歌帐号登录，自动跳转到日历的导出界面，一些简单的选项后，下载到本地，得到整月的日程记录，像这样：

到这里，剩下的工作就非常简单了，分列，数据透视，即可开始对你的时间进行复盘、分析。

一般而言，我会将各个项目的时间和上个月的使用情况进行环比，然后再检查上月制定的目标完成情况（例如写作的时间，每个月要求至少30小时），最后根据近期的工作、生活上的目标，制定下个月的时间投入计划。

插一句题外话：强烈推荐使用微软的自动化查询工具Power Query，这个神器大大简化了上述整个操作过程。制定好报表来源和处理方案后，在分析之前，只需要将原始导出数据下载到对应的存档目录，然后到报表所在的Excel刷新透视表即可得到最新的数据，整个过程不到三分钟。

4. 后话

大家可以发现，如果只是从“时间管理”的角度来看，我这套方案并不是最方便的，Google Calendar在国内的特殊网络要求且不论，这套方案还需要一些简单的数据处理能力，也算是一个小小的门槛，最重要的是，市面上已经有一款专门做时间管理的app：BlockyTime，其实这款app我也试用过一周左右，那为啥我最后还是回到了Google Calendar这套方案呢？

原因是，如果你真的想到并实践过时间管理，有两个东西一定是无法避开的——GTD和日程管理。

可以说，时间管理本身其实是一个事后的分析和总结，本质上是在“分析过去的时间的使用情况”，并得出比较统计性的结论和指导未来方向的一个动作，而GTD和日程管理，则是针对未来的：细化到我们要做的每一件事，细化到生活的每一天细节————它们是时间管理的数据来源。

我整理了我曾经使用过的这两类App，还有他们的一些共同特点：

日程管理类：Google Calendar，365日历，这一类的特点是：易于安排一些时间弹性较差的日程和动作，比如会议、考试等等，这类活动，一般而言你是一定要在准确的时间和地点参加的。
常见的GTD：Any.do，Doit.im，滴答清单，这一类的特点是：它们都是按照GTD的“收集-整理-执行”的逻辑来组建的，时间属性则往往较弱，你最多能设置待办事项的提醒和到期时间，但一般他们不支持记录这项待办是在哪一天、什么时间段完成的，也就是说，GTD针对的往往都是时间弹性较强的事务，一件事你可以今天做，或者也可以下周再做，取决于你使用什么样的筛选方式来排列它们的先后顺序，这就是GTD。

因此，理想的状况是：一个App或者服务，既可以像Google Calendar一样做日程规划，也拥有GTD的功能，同时所有的动作和记录的结果，还能够汇集到一起，获得时间使用的统计和分析。

但你很难找到这样一个集大成的软件或者服务，市面上的产品大多集中于GTD或日程管理中某一个方向，连将这两者很好的整合的也寥寥无几，更遑论建立在这之上的时间统计和分析管理了。

所以，为了避免“在GTD记录和完成待办”，在“日程上安排时间刚性的事务、会议”之后，还要到另一个App里面去记录“时间都花到哪儿了”，我选择将后两者结合到一个App - Google Calendar里面。

一些时间弹性比较好的，工作上、生活上需要做的事情，首先添加到滴答清单的收集箱中，在空闲的时间里对它们按照GTD的方案去执行，比较刚性的事务，直接记录到Google Calendar，一次性就完成了“日程设置”和“时间使用记录”两项动作，而那些耗时较长的、来自滴答清单的GTD任务，当然也会在每天吃饭的时候被我记录下来，如此，就完成了一个时间成本足以接受的全套时间管理方案。