我的时间管理方案——掌控自己的生命

1. 前言

接触到时间管理的概念,是在两年前读到的那本奇书——《奇特的一生(柳比歇夫坚持56年的时间统计法)》,彼时我正身在一个工作压力并不那么大的地方,所以读过之后也就放下了。

直到一年以前的这个时候,因为一些原因被调任到海外,高强度的工作和繁琐的头绪,让我不得不考虑如何不被琐事淹没,而将更多的精力和时间专注于真正有价值的长期性工作,以及对自我成长有意义的事情上,这时候曾经读过的这本书就跳进了我的脑海。

我于是通过已有的工具和能力,开始进行时间的记录、统计分析,到现在已经一年有余,我认为还是有必要做一个简单的回顾和分享。

工欲善其事,必先利其器。在原著中,柳比歇夫的统计是以半小时为单位,用纸质笔记本来统计的,得益于信息时代的优势,我们理应有更好的工具,帮我们把翻页、运算等更繁琐的动作省去。所以这也是本文的第二个目的:分享我所使用的方案,给后来者提供借鉴。

2. 工具

  1. Google Calendar(需FQ)
  2. Gcal2Excel

3. 使用方法

3-a 记录

时间管理的两大部分,记录和统计。

万事开头难,我所知的大多数人,往往都放弃在第一步,因为,要一步一步的记录所有的时间开支实在是一件看起来太难的事情。

然而我可以用自身经验告诉你,只是看起来难而已。

我一般都是在吃饭的时候,固定的记录整个上午或下午,每天睡前去洗澡前,再检查和补全当天的记录,这样下来,每天花在“时间记录”这个动作上的时间根本不会超过15分钟。

Google Calendar记录时间操作示意图

从上图也可以看出,我的时间记录是有一定的格式的,基本上就是 “Event Title”+“Event Description”这样,用#号隔开是为了方便后续导出之后可以很容易的分割数据并进行分析,以下是我目前在用的一个分类树:

我的时间管理分类标签树

基本上这样的分类已经把Google Calendar所能使用的自定义功能(Event Title, Event Description)全部用上了,甚至#read这个标签已经被细化成了三级结构:

  1. 时间使用标记(标题后的tag)——#read;
  2. 书籍大类(标题名)——Politics, Literature, News等等;
  3. 书名(Event Description)——阅读的书名,如果是读新闻就统称News;
    大部分行动,比如吃饭购物等生活类支出(#live),都不需要做这么细的层次划分,我把阅读做出三级分类的主要目的,是为了分析我的阅读速度,尤其对不同题材的内容的阅读速度。

3-b 统计与分析

时间是记录下来了,我们如何去导出Google Calendar里面的记录并进行分析呢?
这时候就需要用到前文所提到的神器了——Gcal2Excel

GcalExcel导出界面

用谷歌帐号登录,自动跳转到日历的导出界面,一些简单的选项后,下载到本地,得到整月的日程记录,像这样:

Gcal导出数据列表

到这里,剩下的工作就非常简单了,分列,数据透视,即可开始对你的时间进行复盘、分析。

一般而言,我会将各个项目的时间和上个月的使用情况进行环比,然后再检查上月制定的目标完成情况(例如写作的时间,每个月要求至少30小时),最后根据近期的工作、生活上的目标,制定下个月的时间投入计划。

2019年3月,我的时间使用透视表
时间使用记录存档和自动化Power Query

插一句题外话:强烈推荐使用微软的自动化查询工具Power Query,这个神器大大简化了上述整个操作过程。制定好报表来源和处理方案后,在分析之前,只需要将原始导出数据下载到对应的存档目录,然后到报表所在的Excel刷新透视表即可得到最新的数据,整个过程不到三分钟。

4. 后话

大家可以发现,如果只是从“时间管理”的角度来看,我这套方案并不是最方便的,Google Calendar在国内的特殊网络要求且不论,这套方案还需要一些简单的数据处理能力,也算是一个小小的门槛,最重要的是,市面上已经有一款专门做时间管理的app:BlockyTime,其实这款app我也试用过一周左右,那为啥我最后还是回到了Google Calendar这套方案呢?

原因是,如果你真的想到并实践过时间管理,有两个东西一定是无法避开的——GTD和日程管理。

可以说,时间管理本身其实是一个事后的分析和总结,本质上是在“分析过去的时间的使用情况”,并得出比较统计性的结论和指导未来方向的一个动作,而GTD和日程管理,则是针对未来的:细化到我们要做的每一件事,细化到生活的每一天细节————它们是时间管理的数据来源。

我整理了我曾经使用过的这两类App,还有他们的一些共同特点:

  1. 日程管理类:Google Calendar365日历,这一类的特点是:易于安排一些时间弹性较差的日程和动作,比如会议、考试等等,这类活动,一般而言你是一定要在准确的时间和地点参加的。
  2. 常见的GTD:Any.doDoit.im滴答清单,这一类的特点是:它们都是按照GTD的“收集-整理-执行”的逻辑来组建的,时间属性则往往较弱,你最多能设置待办事项的提醒和到期时间,但一般他们不支持记录这项待办是在哪一天、什么时间段完成的,也就是说,GTD针对的往往都是时间弹性较强的事务,一件事你可以今天做,或者也可以下周再做,取决于你使用什么样的筛选方式来排列它们的先后顺序,这就是GTD。

因此,理想的状况是:一个App或者服务,既可以像Google Calendar一样做日程规划,也拥有GTD的功能,同时所有的动作和记录的结果,还能够汇集到一起,获得时间使用的统计和分析。

但你很难找到这样一个集大成的软件或者服务,市面上的产品大多集中于GTD或日程管理中某一个方向,连将这两者很好的整合的也寥寥无几,更遑论建立在这之上的时间统计和分析管理了。

所以,为了避免“在GTD记录和完成待办”,在“日程上安排时间刚性的事务、会议”之后,还要到另一个App里面去记录“时间都花到哪儿了”,我选择将后两者结合到一个App - Google Calendar里面。

一些时间弹性比较好的,工作上、生活上需要做的事情,首先添加到滴答清单的收集箱中,在空闲的时间里对它们按照GTD的方案去执行,比较刚性的事务,直接记录到Google Calendar,一次性就完成了“日程设置”和“时间使用记录”两项动作,而那些耗时较长的、来自滴答清单的GTD任务,当然也会在每天吃饭的时候被我记录下来,如此,就完成了一个时间成本足以接受的全套时间管理方案。

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